Gemeinsam Zukunft gestalten.
Abteilungsassistenz (w/m/d)
Das erwartet Sie
- Sie koordinieren Termine sowie Dienstreisen im In- und Ausland samt Reisekostenabrechnung, organisieren Veranstaltungen, Besprechungen, Workshops und betreuen Besucher.
- Sie unterstützen bei Reiseankündigungen, Reisebuchungen und Akkreditierungsschreiben sowie der Visabeschaffung.
- Ferner bearbeiten Sie den Schriftverkehr, Präsentationen sowie Rechnungen, machen die Ablage und kümmern sich um den Einkauf und die Verwaltung von Büromaterialien, Werbeartikeln, Broschüren etc.
- Außerdem erstellen Sie Statistiken und Übersichten, führen fachbereichsspezifische Vorgänge in Abstimmung mit dem Bereichscontrolling.
- Sie bringen sich bei der Öffentlichkeitsarbeit der Abteilung ein und setzen sich für einen guten Internet- Intranetauftritt ein.
- Darüber hinaus gehören auch die Bestellung von IT-Zugriffsrechten, die Organisation von Räumen samt Zutrittsrechten sowie das Thema Arbeitsplatzausstattung inklusive Hardware zu Ihrem Tätigkeitsspektrum.
Das bringen Sie mit
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation in Verbindung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
- Sie verfügen über sehr gute mündliche wie schriftliche Kommunikationsfähigkeiten – insbesondere in Englisch und Französisch.
- Mit der MS Office Systempalette kennen Sie sich bestens aus, zusätzliche SAP-Kenntnisse wären von Vorteil.
- Sie sind eine Macherpersönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und bewahren Ruhe, auch wenn es mal etwas turbulenter zugehen sollte.
- Servicementalität, Teamgeist, eine optimistische Grundhaltung und Improvisationstalent zeichnen Sie aus.
- Sie gehen präzise vor, agieren eigenständig und finden sich gedanklich und operativ schnell in wechselnde Themenfelder ein.